Как сообщить вашему коллеге о том, что вы его подвели

Независимо от того, сколько усилий вы прилагаете или сколько времени посвящаете работе, вы, вполне вероятно, в какой-то момент разочаруете своего коллегу. Вы не сможете соблюсти все крайние сроки или выполнить каждое обязательство. Но что будет, если вы упустите что-то крайне важное для одного из ваших коллег? Как вы сообщите им, что, скорее всего, вы их подведете?

Мнение экспертов

«Разумеется, вы не сможете оправдывать ожидания каждого», – говорит Лиана Дейви (Liane Davey), соучредитель компании 3COze Inc. и автор книги «Ты первый: как вдохновить свою команду на профессиональный рост, достижение успехов и выполнение поставленных задач» (You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done). «В современных организациях слишком много приоритетов, ресурсов слишком мало, а ожидания слишком высоки». В то же время, «нам не нравится расстраивать людей», – добавляет Сигал Барсэйд (Sigal Barsade), профессор Уортонской школы управления. «Мы думаем, что они могут разозлиться на нас или это может подорвать доверие к нам». Но вы можете минимизировать такие риски, взяв ситуацию под свой контроль. Цель, по словам Дейви, состоит в том, чтобы уйти от разговора с вашим коллегой с чувством «как союзники, которые вместе решили трудную задачу» нежели «как соперники». Далее обсудим, как этого добиться.

Действуйте быстро

«Люди зачастую избегают конфликтной ситуации, просто исчезая», – говорит Барсэйд. «Они перестают писать вам электронные письма, если должны вам что-либо, что может привести в ярость». «Вместо того, чтобы скрываться, сразу же приступите к решению проблемы, лучше в то время, пока кто-то другой все еще занимается поиском других способов решения ситуации», – говорит Дейви. Например, если вы должны отправить отчет, который, как вы понимаете, вы не сможете подготовить, Дейви предлагает сказать нечто вроде: «Я думаю, мне не под силу справиться с этой задачей. Хотите ли вы, чтобы я потратила уйму времени на решение этой задачи? Может ли кто-либо помочь? Возможно ли изменение крайних сроков?» Если вы ждете, пока у вашего коллеги не останется других вариантов, вы ставите его в ужасное положение.

Эмоционально настройтесь на разговор

Сложно достичь понимания, когда вы беспокоитесь о том, как бы не расстроить коллегу или не нажить неприятностей. «Большинство из нас отвечают уклончиво, когда чувствуют себя не в своей тарелке, поэтому мы вставляем много слов», – утверждает Дейви. «Создается впечатление, что освещение печальных новостей в 400 словах облегчает их восприятие на слух». Глава отдела перевода свидетельства нашего бюро отмечает, что иногда усиленные эмоции также приводят к тому, что люди делают ошибки в обратном направлении: «Иногда вы настолько встревожены, что высказываете все в грубой форме с одной целью – просто выдать информацию как она есть». Поэтому постарайтесь вступить в разговор в настолько спокойном и сосредоточенном состоянии, насколько это возможно. Он также рекомендует сделать три глубоких вдоха перед началом разговора.

Больше практики

Вы ощутите себя более подготовленным и менее встревоженным, если запишите на бумаге то, что собираетесь сообщить, и заранее порепетируете, как будете вести разговор. Дейви нравится излагать свои мысли заранее «чтобы структурировать аргументы и отследить логическую цепочку». Также вы можете подготовиться к разному развитию ситуации: Что, если человек расстроится? Или начнет кричать? Какова будет ваша реакция? Подумайте над тем, чтобы записать некоторые потенциальные ответные реакции, и прочтите их вслух для себя несколько раз. Это позволит вам освободиться от некоторых эмоций, которыми наполнены эти ответы.

Ведите переговоры с глазу на глаз

Если вы собираетесь сообщить кому-либо о том, что вы его подвели, лучше сделать это с глазу на глаз, нежели по электронной почте. «Парочка смайликов не спасет ситуацию», – утверждает сотрудник отдела перевода документов. Более того, вы сможете лучше понять реакции коллеги и принести искренние извинения. Если вам необходимо переговорить о том, как завершить проект или кто будет делать оставшуюся работу, проще сделать это лично. Конечно, это может быть не всегда возможным, принимая во внимание сроки завершения проекта и места расположения офисов, но используйте наиболее интерактивный, приемлемый для вас, способ.

Говорите все, как есть

Начните с понятной, точной формулировки: «Я допустил ошибку» или «Я не завершил проект». «Займитесь решением вопроса», – говорит Барсэйд. Затем объясните ситуацию, но не повторяйтесь излишне; не следует ни «скрывать, ни демонстрировать» свою вину, добавляет она. Дейви соглашается: «Если вы пропустили совещание, вы можете испытывать соблазн заявить: «Однако, в действительности мое присутствие и не требовалось». Но кто-то может быть другого мнения. Если же, наоборот, вы берете ответственность за ошибку, «они могут сказать: «Не будь слишком строг к себе».

Извиняйтесь

Искреннее «Я прошу прощения» может иметь большое значение. Но приносите извинения только в том случае, когда вы действительно раскаиваетесь. «Неискреннее «Прошу прощения» не принесет никакой пользы», – говорит Дейви. Для того, чтобы показать, что вы искренни, извиняясь, признайте, что ваша ошибка имела последствия для коллеги, и объяснит, что вы сделаете иначе в будущем. Нечто вроде: «Я знаю, я сказал, вы получите результат в среду, поэтому у вас было бы много времени, чтобы завершить проект к понедельнику, и я прошу прощения за то, что не сдержал своего обещания. Это моя вина. В следующий раз я буду более взвешенно оценивать свой график и заблаговременно предупреждать вас, если возникнет угроза того, что я не уложусь в сроки». Возможно, вам придется приложить усилия, чтобы вернуть доверие к себе. Например, в вашем следующем совместном проекте вы можете предложить: «Давайте назначим контрольную дату за несколько дней до наступления крайнего срока завершения проекта, чтобы у вас было больше уверенности в моей способности выполнить работу своевременно».

Предложите план дальнейших действий

Далее, составьте план действий, как вы собираетесь помочь в улучшении ситуации. Это должен быть совместный процесс. «Если вы предложите решение, которое не относится к делу, вы рискуете разозлить коллегу», – поясняет переводчик бюро перевода на Белорусской. Вместо этого, предложите несколько идей и спросите мнение своей коллеги. Например, скажите: «Я знаю, что крайним сроком является вторник. Я подумал, что смогу выполнить 80 % объема в назначенный срок и передать его Салли». Затем спросите: «Был бы вам удобен такой план? Отвечал бы он вашим требованиям?”

Перестаньте давать несбыточные обещания

В следующий раз, когда этот или другой коллега обратится к вам с просьбой о помощи, скажите прямо, что в ваших силах, а с чем вы не справитесь. «Позвольте другому человеку понять, чем еще вы заняты», – говорит Дейви. «Скажите нечто вроде: «Позвольте мне назвать вам мои приоритеты, и как эта задача соответствует им».

Также, имейте в виду, что вы не обязаны соглашаться на все. «Вы можете сказать своему коллеге, что поможете ему в другой раз, когда будете менее заняты или в более ограниченных рамках», – говорит Дейви. Например, если коллега просит вас подготовить официальный документ на 10 страницах к следующей пятнице, «не следует понимать просьбу буквально». Выясните, чего они требуют от вас прежде всего. Если ответ – «Ваши идеи всегда самые лучшие», возможно, вы можете предложить провести коллективное обсуждение в течение часа и составить план для служебных документов, но передать его другому коллеге под запись. «Задавайте наводящие вопросы, чтобы понять, чего они в действительности ожидают от вас и что они могут поручить кому-либо еще. По всей вероятности у них есть другие варианты для решения некоторых задач»

Принципы, которые следует запомнить

Следует:

Записывать и проговаривать то, что вы собираетесь сообщить перед тем, как встретиться с коллегой.
Просить прощения за последствия своей ошибки, которая повлияла на коллег и их работу.
Предложить способы, с помощью которых вы можете благоприятно повлиять на ситуацию.

Не следует:

Откладывать переговоры – лучше всего пойти к коллеге сразу, чтобы у него были варианты решения.
Действовать «оборонительно» или слишком подробно объяснять произошедшее – вашу собственную ошибку.
В следующий раз принимать задание буквально – подумайте, можете ли вы более эффективно решить задачу.

Анализ проблемы №1: Лучше признайте свою ошибку раньше, нежели позже

Некоторое время назад Марк, начальник отдела перевода договоров начал работать в переводческой фирме, которая была больше и престижнее, чем у его предыдущего работодателя. Ему казалось, что у него есть много чего в доказательство, поэтому, когда один из его коллег, который был его руководителем, попросил его во вторник поздно вечером перевести договор, которое ему требовалось получить к концу дня среды, Марк поспешил на помощь. «Я был рад принять задание, потому что у меня не было текущих дел на следующий день», – говорит Марк.

Марк работал над переводом договора несколько часов во вторник и затем в среду. Он хорошо продвигался в своей работе, пока один из его клиентов ни обратился в тот день с настоятельным требованием. Он сказал: «Мне необходимо подготовить внеочередной перевод».

Он все еще был уверен, что сможет выполнить поручение его коллеги, если поработает над ним всю ночь. Но «к утру мои силы были на исходе, и мой мозг был не способен поработать еще даже 10 минут, что уж говорить о двух или трех часах, которые требовались, чтобы сделать достойную работу», – говорит он. Скрепя сердце, он отдал то, что было готово, хотя понимал, что «это никуда не годится».

Марк осознал, что он провалился по двум моментам: он должным образом не выполнил порученную работу и не сообщил об этом своему коллеге. Он говорит: «Я решил для себя, что мне нужно поступить как взрослому человеку и поговорить с ним лично. Я хотел, чтобы он понял, что произошло, и что я осознавал, что качество было крайне низким».

Марк допускал, что он провалился, признавал последствия – его руководитель был вынужден отложить свою работу, чтобы переделать перевод– и объяснил, что бы он предпринял, чтобы быть уверенным, что подобное не повторится вновь. Он также объяснил, как он был смущен и раскаивался. Коллега Марка оценил его признание и сказал ему, что единственное, о чем он сожалеет, что Марк не сообщил ему о возникшей проблеме раньше.

«В итоге мы решили поработать над этим», – говорит Марк. «Я знаю, теперь мне нужно хорошо постараться, чтобы показать ему, на что я способен, но я твердо намерен сделать это».

Анализ проблемы №2: Будьте откровенны

Дерин Кэг (Derin Cag), соучредитель компании Marketing Runners, работал со своим деловым партнером Тимом Кэмпбеллом (Tim Campbell) в течение четырех месяцев, когда они выиграли новый проект по разработке веб-сайта TheBlackFarmer.com.

Изначально они договорились, что на создание сайта потребуется месяц. Но поработав над проектом в течение двух недель, Дерин осознал, «что это будет не так просто». Он недооценил объем работы. Он думал, что нужно было создать всего 20 страниц согласно специальным указаниям, но оказывалось, что страниц было более 50. Срок реализации проекта, по меньшей мере, удваивался.

Как только Дерин осознал это, он обратился к Тиму и не выбирал выражения. «Мы писали друг другу в полночь, как ночные предприниматели», – поясняет он. «Я говорил ему: «Проект, по всей видимости, продлится дольше, чем я изначально рассчитывал, поскольку в нем больше страниц, чем я предполагал». Я решил перейти прямо к делу. Я не извинялся, потому что наше деловое сотрудничество является «кровеносной системой» нашей компании, а честность и неподкупность являются «клетками крови». Дерин приносил свои извинения и предлагал, чтобы они вернулись к своему клиенту и сообщили, что им потребовалось больше времени.

Поначалу Тим был разочарован. Но вскоре он пришел в себя и «взглянул на ситуацию с позитивной стороны». Тим даже прибавил дополнительные часы к сроку Дерина, чтобы быть уверенным, что сайт готов к новому сроку.

«Мы открыто общались с командой Black Farmer и все были счастливы, несмотря на то, что сайт был опубликован позже, чем изначально планировалось», – говорит Дерин.