Я только что вернулся с выступления на мероприятии, устроенного Бюро переводов на Марксистской, на котором присутствовало 500 участников. Компания назвала его своим ежегодным совещанием. Сегодня у меня были переговоры с двумя представителями небольшого переводческого бюро у метро Красные ворота, специализирующейся на технических переводах, о совместной работе над проектом. Они нашу встречу тоже назвали совещанием. Странное дело, потому что единственное, что объединяет эти два «совещания», это их название.
Спор о семантике может показаться глупым, но это не так. В компаниях проводится несчетное количество безрезультативных совещаний, но часть проблемы состоит в том, что мы относимся к ним ко всем одинаково. Размытый и неточный язык скрывает истинную цель данных собраний, создавая трудности при определении пути оптимизации для достижения успеха. Также это усложняет разграничение эффективных совещаний и бесполезных встреч.
Для того, чтобы проводить меньшее количество наиболее важных совещаний, нам нужен более динамичный словарный запас для их описания. Итак, давайте сделаем некоторые переименования, начав с трех общих «совещаний», и вы вскоре поймете, что они фактически вовсе не являются совещаниями.
Встречи только двух людей не являются совещаниями. Это просто переговоры. Услуги синхронного перевода на переговорах, предоставляет бюро переводов Смарт Перевод. Поскольку для совещаний с большим количеством участников требуется составление повестки дня, множество приготовлений и четко заданная цель, нам не нужно быть такими беспристрастными, как при переговорах с глазу на глаз. Они не являются средствами массового воздействия и люди, соответственно, чувствуют себя на них комфортно. Таким образом, относитесь к переговорам как к неофициальным встречам и проводите их так часто, как вам будет необходимо.
Другим типом совещаний, который следует переименовать, является совещание, на котором фактически реализуются поставленные задачи. Хорошо известно знаменитое замечание специалиста по делам управления, Питера Друкера (Peter Drucker), который отметил, что это было невозможно: «Один человек либо работает, либо участвует в совещании. Один не может выполнять и то и другое одновременно». И он в значительной мере прав. Большинство совещаний включает планирование и координирование работы, а не ее выполнение. Но некоторые люди – писатели, программисты, математики, – собираются все вместе вокруг ноутбука или лекционной доски для создания общего продукта совместно. Давайте назовем такие собрания совещаниями по групповой работе и убедимся в отсутствии чиновников в списках приглашенных.
Кроме того, существуют собрания, основной целью которых является генерация идей. Если вы хотите, чтобы люди по-настоящему проявляли свое воображение и выражали свои мысли, не стоит называть его групповым поиском идей («мозговой атакой»). Просто назовите его коллективным обсуждением. Поскольку данные встречи призваны максимально развивать творческий потенциал, проведите игру в качестве разминки, позвольте участникам быть активными и деятельными, предоставьте им возможность приятно провести время без осуждения и критики. Если все же кто-нибудь, проходя мимо конференц-зала, подумает, что вы проводите «совещание», вы, вероятно, что-то делаете неправильно.
